Verdreifachen Sie Ihre Produktivität
Kennen Sie das flaue Gefühl, wenn Sie auf die vergangene Woche zurückschauen und feststellen dass Sie nicht alles geschafft haben, was Sie sich vorgenommen haben? Wenn Sie sich eine erfolgreiche Karriere oder ein eigenes Geschäft aufbauen, ist Ihre Zeit das kostbarste Gut. Ihr Einkommen ist das Ergebnis davon, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Sie können sich nicht mehr Zeit kaufen, als Ihnen zur Verfügung steht und die Uhr tickt immer. Vor ein paar Jahren entdeckte ich ein einfaches System, mit dem ich es schaffte, meine Produktivität fast zu verdreifachen. In diesem Artikel stelle ich einige sehr praxistaugliche Methoden vor, wie Sie Ihre Effektivität steigern können ohne dafür mehr arbeiten zu müssen.
Führen Sie eine detaillierte Zeitaufzeichnung
Der erste Schritt für ein besseres Zeitmanagement ist herauszufinden, womit Sie aktuell Ihre Zeit verbringen. Zeitaufzeichnungen zu führen ist hierfür eine sehr effektive Möglichkeit und schon nachdem Sie es nur einen Tag lang probiert haben, erhalten Sie unglaubliche Einblicke, wo Ihre Zeit tatsächlich hingeht. Allein nur das Messen ist oft schon genug um sich Ihre unbewussten Gewohnheiten bewusst zu machen. Erst dadurch haben Sie die Chance, diese zu überprüfen und zu ändern.
Und so führt man eine Zeitaufzeichnung:
Schreiben Sie einen Tag lang auf, wann immer Sie eine Aktivität beginnen oder beenden. Verwenden Sie eventuell eine Stoppuhr um Zeitintervalle für jede Aktivität mitzustoppen. Sortieren Sie am Tagesende alle Zeiteinheiten in allgemeine Kategorien und finden Sie heraus, wieviel Prozent Ihrer Zeit Sie mit jeder Art von Aktivität verbracht haben. Wenn Sie es ganz genau wissen wollen machen Sie das über einen Zeitraum von einer Woche und errechnen so in Prozent, wie viel Zeit Sie insgesamt mit welcher Aktivität verbracht haben. Seien Sie so detailliert wie möglich. Schreiben Sie sich auf, wieviel Zeit Sie mit E-Mails, dem Lesen von News, Surfen im Internet, Telefongesprächen, Essen, Toilettenbesuchen etc. verbracht haben. Sobald Sie aus Ihrem Sessel aufstehen, ist wahrscheinlich schon wieder ein Eintrag in Ihrer Zeitaufzeichnung fällig. Ich komme meist auf 50 bis 100 Einträge pro Tag.
Sie werden überrascht sein zu entdecken, dass Sie nur einen Bruchteil Ihrer Arbeitszeit tatsächliche Arbeiten verrichten. Studien haben gezeigt dass durchschnittliche Büroangestellte nur 1,5 Stunden pro Tag mit tatsächlicher Arbeit verbringen. Der Rest der Zeit wird mit Sozialkontakten, Kaffeepausen, essen, Privatgesprächen, Papier hin- und herschieben und viele andere Aufgaben, die nichts mit Arbeit zu tun haben, verbracht. Der durchschnittliche Vollzeit-Beschäftigte beginnt mit der wirklichen Arbeit nicht vor 11 Uhr und beendet diese gegen 15:30 Uhr.
Analysieren Sie die Ergebnisse
Als ich mit meiner Zeitaufzeichnung begann, kam ich auf nur 15 Stunden tatsächliche Arbeit, wobei ich aber 60 Stunden in meinem Büro verbrachte. Obwohl ich technisch gesehen doppelt so produktiv wie die durchschnittlichen Büroangestellten war, irritierte mich dieses Ergebnis. Wo sind die restlichen 45 Stunden hingegangen? Meine Zeitaufzeichnung legte alles detailliert für mich dar, und zeigte mir all die Zeitabläufe die mir nicht bewusst waren – zu oft die E-Mails abrufen, exzessiver Perfektionismus d.h. Dinge zu tun, die nicht notwendig sind, die News zu oft lesen, sich zu viel Zeit für Mahlzeiten nehmen, vermeidbaren Unterbrechungen erliegen, usw.
Errechnen Sie Ihren persönlichen Effizienz-Quotienten
Als mir klar wurde, dass ich 60 Stunden im Büro verbrachte, in dieser Zeit aber nur 15 Stunden tatsächliche Arbeit erledigte, begann ich damit, mir ein paar interessante Fragen zu stellen. Mein Einkommen und mein Erfolg hing allein von diesen 15 Stunden ab, nicht von der Zeit, die ich tatsächlich im Büro verbrachte. Also beschloss ich, meinen täglichen Effizienz-Quotienten zu errechnen. Zeit, die ich mit tatsächlicher Arbeit verbrachte dividiert durch die Zeit, die ich im Büro anwesend war. Während es mir anfänglich Sorgen bereitete, dass ich nur 25% der Zeit arbeitete, wurde mir gleichzeitig aber auch klar, dass es unklug wäre noch mehr Stunden zu arbeiten.
Effizienz-Quotient = Zeit für "echte Arbeit" / Zeit verbracht "bei der Arbeit"
Für höhere Effizienz verringern Sie Ihre Arbeitszeit
Falls Sie jemals versucht haben sich zu einer Arbeit zu zwingen, für die Sie nicht wirklich motiviert waren, sind Sie höchstwahrscheinlich gescheitert. Das war das natürliche Ergebnis aus meiner Erfahrung, wenn ich versucht habe mich dazu zu bringen, härter zu arbeiten. In Wahrheit demotivierte mich der Versuch, härter zu arbeiten und verringerte meinen Effizienz-Quotienten noch weiter. Widerwillig beschloss ich also, das Gegenteil zu versuchen. Am nächsten Tag genehmigte ich mir lediglich 5 Stunden im Büro, den Rest des Tages erlaubte ich mir nicht zu arbeiten. Dann passierte etwas Interessantes, wie Sie sich sicher vorstellen können. Mein Gehirn muss das Gefühl bekommen haben, das Arbeitszeit ein sehr knappes Gut ist da ich fast die gesamten 5 Stunden durcharbeitete und einen Effizienz-Quotienten von 90% erreichte. Ich machte mit diesem Experiment für den Rest der Woche weiter und schaffte es, über 25 Stunden zu arbeiten, während ich gesamt nur 30 Stunden im Büro war, das ergibt einen Effizienz-Quotienten von über 80%. Ich konnte also meine Anzahl an Wochenstunden auf 30 reduzieren während ich gleichzeitig 10 Stunden mehr mit tatsächlicher Arbeit verbrachte. Wenn bei Ihrer Zeitaufzeichnung herauskommt, dass Ihr Effizienz-Quotient eher niedrig ist, dann versuchen Sie konsequent, Ihre tägliche Arbeitszeit zu reduzieren und beobachten Sie, was passiert. Sobald Ihr Gehirn registriert, dass Arbeitszeit rar ist, werden Sie plötzlich sehr viel effizienter - weil Sie müssen. Wenn Sie enge Zeitfenster haben, finden Sie für gewöhnlich Wege, Ihre Arbeit zu erledigen. Wenn Sie aber alle Zeit der Welt haben ist es viel zu einfach, ineffizient zu sein.
Erhöhen Sie schrittweise Ihre Arbeitszeit bei gleichbleibend hoher Effizienz
Ich schaffte es, über einen Zeitraum von ein paar Wochen meinen Effizienz-Quotienten bei über 80 % zu halten, während ich stufenweise meine wöchentliche Zeit im Büro erhöhte. Ich halte das jetzt schon seit mehreren Jahren so und komme üblicherweise auf etwa 40 Stunden tatsächlicher Arbeit pro Woche, während ich 45 Stunden pro Woche in meinem Büro verbringe. Für mich hat sich das als ideal erwiesen. Wenn ich versuche, mehr Zeit im Büro zu verbringen, dann sinkt meine Produktivität rapide. Interessanterweise bewirkt das selbe System, das meine Effektivität bei der Arbeit optimiert, auch ein unglaubliches Gleichgewicht in meinen anderen Lebensbereichen. Obwohl ich mit dieser Methode meine geschäftliche Produktivität steigern konnte, gewann ich auch viel Zeit um persönlichen Interessen nachzugehen.
Eine Zeitaufzeichnung ist die kluge Wahl um optimale Produktivität zu garantieren, ohne dabei die Stunden zu erhöhen. Sie muss nur periodisch durchgeführt werden, um die Vorteile zu gewährleisten. Ich zum Beispiel mache sie alle 3 bis 6 Monate eine Woche lang. Über die Jahre hatte das für mich große Auswirkungen und brachte immer neue Erkenntnisse. Wenn ich zu viele Monate keine Zeitaufzeichnungen mache, fällt meine Produktivität langsam wieder ab, weil ich wieder mehr unbewussten, zeitverschwenderischen Gewohnheiten verfalle. Sie werden vielleicht auch die Erkenntnis haben wie ich, dass Ihr Bauchgefühl betreffend Ihrer Produktivität ganz eng damit zusammenhängt, wie viel Arbeit Sie tatsächlich erledigen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Produktivität für Ihr Gefühl zu niedrig ist, dann erhöhen Sie Ihr Bewusstsein mittels Zeitaufzeichnungen. Messen Sie Ihren Effizienz-Quotienten und optimieren Sie dann Ihre Effektivität, um Ihre Produktivität wieder dahin zu katapultieren, wo sie hingehört. Die Zeitaufzeichnung ist eine hoch-effektive Tätigkeit die sehr wenig Zeit und Aufwand kostet, sich langfristig jedoch hochgradig rentiert.
Übersetzung von ProblemImGriff, Original von Steve Pavlina:
„Triple Your Personal Productivity“
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